مدیریت زمان ، زمان بندی انجام کارها ، اولویت بندی کارها ، این روزها چیزی که در شهرهای بزرگ ما زیاد کم می‌آید و شهروندان را به دردسر می‌اندازد، زمان است.
آنهایی که وقت برایشان به اندازه طلا می‌ارزد می‌دانند که باید در این شهرها یک برنامه‌ریزی درست و حسابی برای وقت‌شان داشته باشند، ( مدیریت زمان ) وگر نه کلاهشان پس معرکه است. برای از دست دادن فرصت‌ها قرار نیست همیشه ماه‌ها و سال‌ها را تلف کنیم، از دست دادن همین ثانیه‌های دم دست هم می‌تواند بعضی فرصت‌ها را برای همیشه از بین ببرد.
مدیریت زمان ، زمان بندی انجام کارها ، اولویت بندی کارها
برای اینکه زمان زندگی‌تان را در دست بگیرید و آن را مدیریت کنید، باید برخی از خصلت‌های شخصی‌تان را اصلاح کنید یا به‌طور کامل تغییر دهید. برخی از ویژگی‌های قبلی شما می‌توانند حسابی به مدیریت وقت‌تان ضربه بزنند و درنهایت برایتان دردسر درست کنند.خلاصه اینکه اگر بخواهیم زندگی را مدیریت کنیم و از آرزوهای کوچک و بزرگمان جا نمانیم باید از همین ساعت‌هایی که در آن هستیم، شروع کنیم و یاد بگیریم چطور مدیر زمان خود باشیم. اگر تصمیم گرفته‌اید که زمان‌تان را در این شهر مدیریت کنید، حتما راهنمای ما را بخوانید.
ثبت وقایع در دفترچه یادداشت
در حال حاضر چطور از زمان روزانه یا شبانه‌تان استفاده می‌کنید؟ دانستن همین موضوع نخستین گام در مدیریت زمان است؛ یعنی قبل از هر چیز باید روشی را که در حال حاضر از زمان خود استفاده می‌کنید تحلیل و بررسی کنید. نگران نباشید، این تحلیل و بررسی نیاز به تخصص خاصی ندارد؛ یعنی یک آدم کاملا معمولی به راحتی می‌تواند روش استفاده از زمان خود را مورد تحقیق قرار دهد. روی حافظه‌تان زیاد حساب نکنید و از یک دفترچه برای ثبت کارها استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند که خیلی سریع غیرضروری‌ها را بشناسید. شناختن همین فعالیت‌های غیرضروری مهمترین کمک است. وقتی دقیق یادداشت کنی که در طول روز چی کار کردی، می بینی یه مقدار زمان او وسط پیدا میشه که انگار کار خاصی نکردی ! اون همون زمان تلف شده هاست که با مدیریت زمان می خوایم از اونها استفاده ی مفید کنیم.
لطفا کارهای مهم را پیدا کنید
شما در روز چه کارهایی انجام می‌دهید؟ اولویت با کدام کارهاست و کدام یک کارها از اهمیت کمتری برخوردارند؟ این ۲سؤال در مدیریت زمان بسیار مهم هستند. اولویتبندی یکی از قدم‌های مدیریت زمان است. نگران حذف‌شدن کارهای لذتبخش و مفرح نباشید. اتفاقا مسئولیت‌هایی که خارج از توانتان هستند را از لیست کارهای فوری حذف کنید. برای شروع پس از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل‌قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.
مزاحمان وقت‌تان را شناسایی کنید
در زندگی هرکسی انسان‌هایی حضور دارند که بار وقت هستند، نه یار وقت؛ یعنی در طول روز باعث تلف‌شدن زمانهای گرانبهایتان می‌شوند. اگر معتقدید که این افراد در اطراف شما نیستند سخت در اشتباهید، کمی که بیشتر دقت کنید آنها را شناسایی خواهید کرد. باید به آنها بفهمانید که شما اکنون مشغولید و وقت اضافه ندارید. یکی از مزاحم‌ترین وسیله‌ها در این روزها همین تلفن‌های همراه و شبکه‌های اجتماعی داخل آنهاست. هم شبکه‌های اجتماعی و هم تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. موقعی که کار مهمی دارید که باید در مدت زمان مشخصی به نتیجه برسد می‌توانید موبایلتان را خاموش یا بی‌صدا کنید.
ایجاد وقت یک راه‌حل است
«قرار است شما بر زمان مدیریت کنید، نه زمان بر شما!» این جمله یعنی اینکه شما توانایی این را دارید که در زندگی روزمره‌تان ایجاد وقت کنید. تعجب نکنید، قرار نیست عقربه‌های ساعت را به عقب برگردانید تا وقت جدیدی ایجاد شود. شما باید وقت‌های مرده را بشناسید و آنها را تبدیل به وقت‌های مفید زندگی‌تان کنید. این کار، چندان پیچیده نیست و با چند روز ممارست می‌توان به آن دست یافت. فقط باید حواستان به سارقان وقت باشد؛ همانهایی که وقت را از ما می‌دزدند.
کارتان را درست انجام دهید
خیلی‌ها فکر می‌کنند که با سریع انجام دادن کارها می‌توانند وقت را بیشتر مدیریت کنند و وقت بیشتری در روز داشته باشند. لطفا این تصور اشتباه را از همین امروز در زباله‌دانی ذهن‌تان بریزید و این تصور را جایگزین کنید که برای اینکه از خودتان رضایت بیشتری داشته باشید لازم است کارها را درست انجام دهید. وقتی کارها را بی‌جهت سریع انجام می‌دهید دقت‌تان به میزان قابل توجهی پایین می‌آید و در بسیاری از موارد مجبور می‌شوید که آن کار را دوباره انجام دهید. همین دوباره‌کاری به‌طور مستقیم باعث تلف شدن وقت‌تان می‌شود.
انواع کارهای روزمره را بشناسید
باید بپذیرید که مدیریت زمان در شهرهای بزرگی مثل تهران، یک کار کاملا تخصصی است و باید بعضی مهارت‌ها را در خودتان ایجاد کنید تا بتوانید افسار وقت را در دست بگیرید. یک مهارت مهم در این زمینه این است که بتوانید کارهای روزمره‌تان را در دسته‌بندی مشخصی قرار دهید. می‌توان کارها به ۳ دسته، مهم، کم‌اهمیت و بی‌اهمیت تقسیم کرد؛ به همین راحتی. کارهای مهم را به تعویق نیندازید چراکه بعدا برایتان دردسر درست می‌کنند و کلی وقت‌تان را می‌گیرند. کارهای کم‌اهمیت و بی‌اهمیت را در اولویت‌های آخر قرار دهید.
فکری برای کارهای سخت و وقت‌گیر
اگر کاری به‌نظرتان سخت و وقت‌گیر به‌نظر می‌رسد از زیر انجام دادن آن شانه خالی نکنید، مخصوصا اگر جزو کارهای ضروری و مهم شماست. عقب انداختن این نوع کارها هم در مدیریت زمان اصلا صلاح نیست؛ یعنی باید در زمان مشخص آنها را انجام دهید و به پایان برسانید. فقط یک راهکار برای اینگونه مواقع در مدیریت زمان پیشنهاد می‌شود؛ پیدا کردن یک روش دیگر برای انجام آن کار سخت و وقت‌گیر. یافتن روش متفاوتی برای انجام یک کار، آسان‌تر از تغییر اهداف و معیار‌های انجام آن کار است.
برنامه‌ریز شوید
کارشناسان مدیریت می‌گویند که ۸۰ درصد دستاوردهای ما باید با ۲۰ درصد از تلاش ما صورت بگیرد. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که شما برنامه‌ریزی درست و حسابی داشته باشید. اگر آدم برنامه‌ریزی نیستید، مطمئن باشید که در مدیریت زمان موفق نمی‌شوید.
اعتماد کردن
اگر کلا آدمی هستید که عادت ندارید برای انجام دادن کارها به دیگران اعتماد کنید، کارتان در مدیریت زمان خیلی سخت خواهد بود. گاهی شما به این دلیل به تمام کارهایتان نمی‌رسید که توانایی روحی سپردن بخشی از وظایف خود به دیگران را ندارید. شاید همکاران، فرزند یا همسر شما نتوانند یک وظیفه را به خوبی و دقت شما به انجام برسانند اما حتی این حالت بهتر از آن است که بسیاری از کارهای شما نهایتا روی زمین بماند یا در وقت‌های اضافه که منحصرا مخصوص استراحت شماست به انجام برسند.
«نه» بگویید
اگرعادت دارید که در مقابل هر درخواستی سر تعظیم فرود آورید و چشم بگویید، خب، بهتر است بی‌خیال مدیریت زمان شوید. شما باید «نه» گفتن در زندگی را یاد بگیرید تا بتوانید زمان را در دست بگیرید. برای اینکه بتوانید با آرامش زندگی کنید باید و باید، نه گفتن را یاد بگیرید. اگر وقت انجام کاری را ندارید باید بتوانید محترمانه از انجام آن عذرخواهی کنید. هر چقدر هم فرد متقاضی سرسخت باشد زیربار کاری نروید که از عهده و وقت شما خارج است.
مدیریت زمان کنکور ، زمان بندی انجام مطالعه ی کنکور ، اولویت بندی کارها و تست ها در کنکور
برای کنکور ، مدیریت زمان امری حیاتی و اساسی است. در برنامه ریزی درسی روزانه علاوه بر اولویت بندی درس ها باید زمان بندی و مدیریت زمان مطالعه هم انجام شود. وقتی در منزل تست می زنی ، باز هم نیاز به زمان بندی داری . از طرفی باید اولویت بندی کنی که ، ابتدا کدوم تست ها رو حل کنی و چه قدر زمان برا اون در نظر بگیری. سر جلسه ی کنکور هم اگه زمان بندی از دستت بِرِه ، یهو به خودت میای که دیگه دیر شده!!!!
مدیریت زمان و برنامه ریزی
همیشه فکر می کنیم وقت نداریم . همیشه می ترسیم وقت کم بیاریم و نتونیم به کارهامون برسیم. خب باید یه فکر اساسی بکنیم . علاوه بر موارد بالا به اصول زیر هم که تا حدود زیادی در ادامه ی راهکار های بالاست دقت کنید.
اصول عمومی مدیریت زمان
مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می‌کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.احتمالاً روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می‌کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیتها را حذف کنید. هم‌چنین مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می‌کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.
چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می‌کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌دهید بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و …) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.پس از ثبت فعالیتها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است که در طول روز انجام داده‌اید. وقتی این فعالیتها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویتبندی فعالیتها، به شما کمک خواهد کرد.
اولویتبندی فعالیتها
اولویتبندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیتهایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویتبندی را آغاز کنید.برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیتهایی که باید انجام دهید، فعالیتهایی را تعیین کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیتهایی را که بیش از توان خود می‌دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دستیابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای، برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود.روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورأ قابلیت‌های خود دست یابید.دوم، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی شما می‌پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد.
از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید.
همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.راه دیگر برای کاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز‌می‌دارند. تماس‌های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چک کنید.
کنترل کنید
کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویتبندی کنید. با انجام این عمل، شما می‌توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می‌توانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویتبندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید که چه فعالیتهایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.
بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن
تمرکز بر بهره‌وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد. تهیه یک فهرست اولویتبندی شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره‌ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.
سرعت خود را تنظیم کنید
مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می‌کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار می‌کنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.
مدیریت زمان شخصی
مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف می‌کند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویتبندی اهداف شخصی می‌تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت‌های اولویت‌دار، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی خود را اولویتبندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش «فقط بگو نه» را یاد می‌گیرید که به شما در سبک کردن زمانبندی کمک می‌کند. این بخش هم‌چنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد.
هدفگذاری کنید
وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر «نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دستیابی به اهداف شخصی خود دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند. اهداف به ما کمک می‌کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش‌هایمان، زندگی خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش، به خود اجازه می‌دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه‌ریزی کنید.اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی که مشکل‌تر است اقدام کنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرایند کند است اما به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت‌آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که یک فرایند تدریجی است.
اهداف خود را اولویتبندی کنید
وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آنها را اولویتبندی کنید. وقت گذاشتن و اولویتبندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می‌پریم اگر چه دوباره مجبور می‌شویم که برگردیم.اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند. اهدافی که اهمیت کم دارند می‌توانند به تعویق بیافتند. اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویتبندی شده تهیه کنید. پیتر دراکر می‌گوید که «انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست».اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویتبندی دارد. قانون پارتو می‌گوید که تقریباً ۸۰ درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود که انجام می‌دهیم. برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویتبندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود (بخش ۲-۱) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویتبندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.
تعلل
وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویتبندی کردید، می‌توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل کرده‌اید. تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی‌توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می‌شود.با تعداد زیادی از کارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز دارند.وقتی با کار بزرگی روبرو می‌شوید آن را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید. تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می‌آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهیم. بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده، کل کار بزرگ انجام شده است.
مزاحمت کمال‌گرایی
وقتی هدفگذاری و اولویتبندی کردید، باید از چندین مسئله فرعی که بروز می‌کنند جلوگیری کنید. یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال‌گرا بودن است. این نوع رویکرد می‌تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می‌شود که دیگر کارها را به تأخیر بیاندازید. ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده‌ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم. وقتی کاری را انجام دادید، شما باید به خود پاداش دهید. پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است. اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم‌تر و شاد‌تری خواهیم داشت.
وقت گذاشتن برای همسر
زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید در نظر بگیریم. یکی از این حوزه‌ها وقتی است که با همسر خود می‌گذرانیم. این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته می‌کنند. افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی‌دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پرتنش درمی‌یابند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد. اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می‌دهیم زیرا عادت کرده‌ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری، همسر ما عذر ما را می‌پذیرد.چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان کافی با همسرتان نیستید زمانهایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید. روش دیگر رفتن به خرید با یکدیگر است.
کارهای مربوط به خانه
هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند. این مسئولیت‌ها می‌توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه‌ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت‌ها در زندگی پیچیده امروزی، بیشتر مردم نمی‌توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند. از آنجایی که خود نمی‌توانید همه این کارها را انجام دهید، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض کنید.
وقت گذاشتن برای فرزندان
همه قبول دارند که قراردادن فرزندان در اولویت‌های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌ای از شما می‌گیرند و لازم است که دیگر اولویت‌ها را همراه با این موضوع برنامه‌ریزی کنید.می‌توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالیکه به اتفاق آنها کارهای خانه را انجام می‌دهیم. بچه‌ها از مسئولیت لذت می‌برند و قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت‌های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می‌توانید آنها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید. انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان، استرس شما را کاهش می‌دهد. تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال‌های بعد افزایش می‌دهد.نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما باید به اتفاق فرزندان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند. شما می‌توانید به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه‌هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می‌شود که به اهداف خود نرسید. فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت‌ها توجه داشته باشید.
مدیریت میز کار
آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می‌گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است. میز کار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود. برای موفق بودن، این موضوع باید جزو اولویت‌های بالای شما قرار گیرد. بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید. با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می‌توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید. وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می‌توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هریک را انجام دهید.روشی که اتاق کار خود را براساس نیازها ترتیب می‌دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است. حتی اگر نیازهای شما در پایین‌ترین حد لازم باشند، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک می‌کنند. اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید. نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می‌شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید. از میزهای دارای چند کشو و فایل‌های بایگانی می‌توانید استفاده کنید.متخصصین اعتقاد دارند که باید از یک صندلی مناسب استفاده کرد. نوع صندلی انتخابی باید بگونه‌ای باشد که به شکل مناسب درآن جای گیرید. یک صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه‌ای که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می‌توانید بر کار خود تمرکز کنید.بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی‌کنیم. روشنایی مناسب، کارایی را بالا می‌برد. سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه‌ها نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید. اما هنگام کار با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس‌ها و درخشندگی‌ها به حداقل برسند.ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند که می‌توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده کنید. از یک تقویم دیواری با جدول‌بندی درشت استفاده کنید. بدین شکل می‌توانید کل روزهای ماه را ببینید. حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم‌افزارهای کامپیوتری نیز می‌توانید استفاده کنید.
مدیریت زمان و کسب وکار
محیط کسب و کار امروز را می‌توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می‌پذیرد و روش‌های سنتی، طول عمر کوتاهتری پیدا می‌کنند. خبر تازه امروز، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می‌شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه می‌توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت‌بخش پایین بیاوریم. متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی‌تواند آن را کنترل کند. به خاطر این شرایط غیرقابل کنترل، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیت‌های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می‌کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.روشی که شما زمان خود را استفاده می‌کنید تعیین‌کننده موفقیت شماست. با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه‌ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد. در این بخش رهنمودهایی ارائه می‌کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد. این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه‌ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.
مدیریت زمان در کار
رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می‌توانند در محل کار شما به کار روند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویتبندی فعالیتها و برنامه‌ریزی است.
کار درست را در زمان درست انجام دهید
حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی‌توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می‌توان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویتبندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی‌دهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک می‌کند که کارها را خوب مدیریت کنید.
قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید
فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویتبندی کنید. هنگام اولویتبندی موضوعات اصلی، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می‌کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث می‌شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار می‌کنید، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هریک می‌دانند فردا چه کاری باید انجام دهند.
ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش ۲، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته‌اید، انگیزش بالا داشته‌اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده‌اید را بشمارید. این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل‌ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.
از جلسات حداکثر استفاده را ببرید
برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث‌های مختلف پر می‌شود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشکیل دهید نه براساس قاعده. دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌های بحث باید اولویتبندی شوند. جلسات ساخت‌یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می‌کنند. این کار منجر به جلسات کوتاه‌تر و پربارتر می‌شود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را می‌دهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث می‌شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما می‌دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می‌شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیرمعمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می‌شوید.
به صورت مؤثر تفویض کنید
تفویض زمان بیشتری ایجاد می‌کند. اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند. این به چند دلیل رخ می‌دهد. گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می‌کشد. اما اگر آینده‌نگر باشید متوجه می‌شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می‌توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمال‌گرایی است. وقتی تفویض می‌کنید به افراد اجازه می‌دهید که اشتباه کنند. اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می‌گیرند که کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است. این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از تفویض بدست می‌آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می‌دهید.وقتی توانستید بر ترس‌های خود از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثربخش تفویض کنید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود. به فهرست اولویتبندی شده کارها نگاه کنید. این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می‌کند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید. بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید. کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد. کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می‌دهد.
میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می‌کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می‌گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دسته‌بندی و بایگانی شوند، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می‌کند.
روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید
توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.